Документы на компенсацию переезда

Памятка: что собрать, чтобы финчасть вернула деньги за перевозку личных вещей

Перечень ниже — тот, что мы выдаем клиентам. У каждого ведомства свой приказ, поэтому состав уточните в своей финансовой части: где-то хватает договора и чека, где-то требуют письмо о стоимости и расчет по железнодорожному тарифу.

Что входит в пакет

1. 1.

   Информационное письмо о стоимости

   До перевозки

   Письмо на бланке компании с расчетом: маршрут, расстояние, вес и объем груза, ставка за километр и итоговая сумма. Его просят до переезда — чтобы сравнить цену с железнодорожным тарифом.

   Проверяют:

   • Номер и дата письма
   • Маршрут с указанием обоих городов
   • Расстояние в километрах
   • Вес и объем груза
   • Стоимость за километр и итог
   • Подпись директора и печать
2. 2.

   Договор-заявка на перевозку

   До перевозки

   Основной документ: кто заказчик, кто исполнитель, откуда и куда едет груз, когда погрузка, сколько стоит перевозка и как она оплачивается.

   Проверяют:

   • ФИО заказчика полностью
   • Полные адреса погрузки и выгрузки
   • Вид перевозки: междугородняя или международная
   • Стоимость и порядок оплаты
   • Реквизиты исполнителя: ИНН, КПП, ОГРН
   • Подпись руководителя и печать
3. 3.

   Счет на оплату

   До перевозки

   Документ, по которому вы платите. Нужен и вам для перевода, и финчасти — как подтверждение суммы к оплате.

   Проверяют:

   • Номер и дата счета
   • Банковские реквизиты получателя
   • Наименование услуги: перевозка личных вещей
   • Сумма прописью
   • Выделенный НДС, если он есть
4. 4.

   Транспортная накладная

   При погрузке

   Форма по правилам перевозок грузов автомобильным транспортом. Подтверждает сам факт перевозки: кто отправитель, кто получатель, что за груз, на какой машине везли.

   Проверяют:

   • Грузоотправитель и грузополучатель
   • Адрес доставки груза
   • Наименование груза: перевозка личных вещей и личного имущества
   • Масса и объем груза
   • Данные перевозчика и водителя
   • Марка и госномер машины
5. 5.

   Опись имущества

   При погрузке

   Список вещей с количеством мест. Составляется в двух экземплярах: один остается у вас, второй у водителя. По ней принимают груз на выгрузке.

   Проверяют:

   • Перечень вещей и количество мест
   • Подписи отправителя и водителя
   • Отметка о состоянии груза при выдаче
6. 6.

   Акт выполненных работ или УПД

   После выгрузки

   Подтверждает, что перевозка состоялась и услуга оказана. Чаще выдается универсальным передаточным документом — он заменяет счет-фактуру и акт сразу.

   Проверяют:

   • Ссылка на номер договора и счета
   • Наименование услуги и ее стоимость
   • Дата отгрузки и дата получения
   • Подписи обеих сторон
   • Печать исполнителя
7. 7.

   Кассовый чек

   После выгрузки

   Чек онлайн-кассы или платежное поручение банка. Товарный чек финчасть не примет: он не подтверждает оплату.

   Проверяют:

   • Сумма совпадает со счетом
   • Дата не раньше даты договора
   • Наименование получателя платежа

Порядок действий

1. 1. Уточните требования в финчасти

   До заказа перевозки. У каждого ведомства свой приказ и свой перечень: где-то хватает договора и чека, где-то требуют справку о стоимости и расчет по железнодорожному тарифу.

2. 2. Возьмите письмо о стоимости заранее

   Его выдают до перевозки. С ним в части заранее видят сумму и подтверждают, что она в пределах нормы возмещения.

3. 3. Оформите договор на себя

   Заказчиком должен быть тот, кто получает компенсацию. Договор на жену, родителей или знакомого к возмещению не примут.

4. 4. Платите со своей карты или счета

   Плательщик должен совпадать с заказчиком. Перевод с чужой карты — самая частая причина отказа.

5. 5. Соберите все бумаги в день выгрузки

   Накладную, акт и чек проще получить сразу, чем потом искать. Проверьте, чтобы ФИО и маршрут везде совпадали.